Kancelaria i administracja to obszary, które praktycznie zawsze w pierwszej kolejności są objęte automatyzacją procesów i elektronicznym obiegiem dokumentów. To właśnie do kancelarii lub sekretariatu trafia różnymi kanałami większość dokumentów spoza organizacji, jak też z tego miejsca są one wysyłane do podmiotów zewnętrznych. Kancelaria i działy administracyjne odpowiadają też za wewnętrzną dystrybucję dokumentów, ich archiwizację oraz planowanie i organizację pracy w jednostce. Automatyzacja procesów w tych obszarach wpływa na sprawne funkcjonowanie całej organizacji oraz pozytywne postrzeganie jej przez podmioty zewnętrzne.
Korzyści:
eliminacja opóźnień w obsłudze spraw oraz łatwe monitorowanie ich statusu
maksymalne ograniczenie pracy na dokumentach papierowych
szybki dostęp do wszystkich dokumentów związanych z danym tematem lub sprawą
sprawne zarządzanie informacją
kompleksowa obsługa procesów archiwizacyjnych
Korespondencja przychodząca
Bosflow obsługuje korespondencję przychodzącą , która wpływa do organizacji różnymi kanałami – poprzez zintegrowaną z systemem platformę e-PUAP, e-mail, pocztą tradycyjną lub kurierem. Generowane z systemu kody kreskowe oraz integracja ze skanerami ułatwiają masowe skanowanie, rejestrację i dekretację korespondencji papierowej. Obsługiwane przez system składy chronologiczne porządkują przechowywanie dokumentacji papierowej.
Korespondencja wychodząca
Obsługa korespondencji wychodzącej odbywa się z wykorzystaniem tych samych kanałów, co w przypadku korespondencji przychodzącej. System usprawnia wysyłkę korespondencji seryjnej i generowanie etykiet. Odwzorowanie cenników wysyłek pozwala na ewidencję kosztów usług pocztowych. Automatycznie tworzony rejestr korespondencji pełni funkcję księgi wyjścia, z której generowana jest pocztowa książka nadawcza.
Korespondencja wewnętrzna
Usprawnia procesowanie spraw wewnątrz organizacji. Pozwala definiować termin obsługi sprawy lub odpowiedzi, zlecać zadania i konsultacje w ramach danej sprawy oraz dodawać do niej załączniki i notatki. Wiązanie korespondencji wewnętrznej z innymi typami spraw, dekretowanie korespondencji do pojedynczego użytkownika lub grupy użytkowników to tylko wybrane funkcje, dzięki którym wewnętrzny przepływ informacji odbywa się sprawnie.
Teczki spraw
Mogą pełnić rolę wirtualnych segregatorów, w których znajdziemy: dokumenty, notatki, maile oraz inne informacje dotyczące tej samej sprawy lub tego samego zagadnienia. W organizacjach stosujących instrukcję kancelaryjną teczki spraw tworzone są najczęściej w oparciu o kategorie JRWA i kategorie archiwalne. Na bazie przypisanej klasyfikacji dokumentów w pełnym zakresie obsługiwane są procesy archiwizacyjne.
Rejestr umów
Umożliwia prowadzenie rejestru wszystkich rodzajów umów i powiązanych z nimi dokumentów. W indywidualnie zdefiniowanych polach formularza rejestrowane są istotne dla danej umowy parametry i informacje. Przypisanie osoby lub działu odpowiedzialnego za realizację umowy porządkuje proces zarządzania nią. Funkcje generowania przypomnień (terminowych, kwotowych, ilościowych) usprawniają realizację umów.
Archiwum zakładowe
Moduł realizuje procesy związane z obsługą archiwum zakładowego: tworzenie spisów zdawczo-odbiorczych, brakowania dokumentów, wypożyczania i zwrotu dokumentów do archiwum na podstawie złożonych wniosków. Dzięki zaawansowanym funkcjom katalogowania i indeksowania dokumentów, odszukanie każdego z nich w systemie, składzie chronologicznym lub tradycyjnym archiwum na podstawie fragmentu jego treści lub metadanych jest bardzo szybkie.
Rejestr kontaktów i kontrahentów
Rejestr zapewnia gromadzenie, przechowywanie i aktualizowanie bazy osób fizycznych (kontaktów) i osób prawnych (kontrahentów). Nowy kontakt lub kontrahent może być tworzony bezpośrednio w systemie lub pobierany z systemu zewnętrznego np. ERP. Założenie kontrahenta usprawnia integracja z bazą GUS (rejestr REGON). Dzięki weryfikacji numerów NIP oraz PESEL system zapobiega duplikacji wpisów w rejestrze.
Elektroniczna tablica informacyjna
To prosty sposób dystrybucji informacji w organizacji. Tablica umożliwia tworzenie i publikację ogłoszeń, informacji i zarządzeń dla zdefiniowanych odbiorców. Pozwala na definiowanie kategorii ogłoszeń oraz redaktorów uprawnionych do ich tworzenia. Określanie daty publikacji i przeniesienia do archiwum zapewnia aktualizowanie wyświetlanych ogłoszeń. System umożliwia wgląd w listę osób, które zapoznały się z danym ogłoszeniem.
Terminarz spotkań
Wspomaga planowanie spotkań jednorazowych i cyklicznych, zapraszanie na nie wybranych osób, zarządzanie terminami i zadaniami. Zaproszeni użytkownicy mogą potwierdzać lub odrzucać otrzymane zaproszenia. Wygląd kalendarza można dostosować do własnych preferencji, a sam kalendarz udostępniać wybranym użytkownikom, zachowując możliwość definiowania wydarzeń prywatnych.
Rezerwacja zasobów
Umożliwia definiowanie zasobów i zasad zarządzania ich rezerwacjami (np. salami konferencyjnymi lub samochodami). Uprawnieni użytkownicy mogą w systemie rezerwować potrzebne zasoby, a osoby odpowiedzialne za dany zasób potwierdzać lub odrzucać rezerwacje. Zakładanie rezerwacji, podgląd dostępności zasobu i założonych rezerwacji oraz zarządzanie nimi odbywa się bezpośrednio z poziomu wbudowanego terminarza w formie graficznej.
296
168
299
Zobacz inne moduły
moduł bosflow
Zarządzanie zaopatrzeniem
Moduł zarządzania zaopatrzeniem pozwala na synchronizację i optymalizację procesów zakupowych materiałów, produktów i usług, które mają miejsce w organizacji. System prowadzi użytkowników przez całą ścieżkę – od złożenia zapotrzebowania, jego weryfikację i akceptację, po ewentualne wydanie produktu z magazynu lub uruchomienie procesu o nowy zakup, aż po złożenie zamówienia do dostawcy na bazie wcześniej zawartej umowy. W przypadku jednostek publicznych zebrane i skonsolidowane wnioski zakupowe mogą uruchamiać wnioski o wszczęcie postępowania publicznego.
Dostęp do pełnej analityki historycznych wniosków pozwala świadomie akceptować nowe wnioski złożone w systemie, a ich konsolidacja w jedno zamówienie do dostawcy lub wniosek o wszczęcie postępowania pozwala na optymalizację procesów zakupowych. Dzięki możliwej integracji systemu Bosflow z systemem magazynowym i systemami dostawców procesy zakupowe mogą odbywać się niemal całkowicie automatycznie. Procesy związane z zaopatrzeniem wdrażamy w pełnym lub wybranym zakresie w zależności od obowiązującej w organizacji polityki zakupowej oraz jej potrzeb i charakteru działalności.
Obszar związany z zarządzaniem finansami to jeden z kluczowych z punktu widzenia organizacji obszarów związanych z automatyzacją procesów i obiegiem dokumentów. Wdrożenie procesów dotyczących dokumentów finansowych ma realny wpływ efektywność zarządzania finansami jednostki. System umożliwia kontrolę krzyżową dokumentów poprzez wiązanie faktur z zamówieniami, umowami, wnioskami o wszczęcie postępowania, projektami i pozycjami budżetowymi, których one dotyczą. Dzięki temu możemy na bieżąco śledzić stopień realizacji danej umowy, projektu czy obciążenie danej pozycji budżetowej.
Moduł zarządzania urządzeniami i infrastrukturą opracowaliśmy z myślą o działach technicznych i działach utrzymania ruchu. Umożliwia kompleksowe zarządzanie posiadaną przez organizację infrastrukturą: budynkami, urządzeniami, maszynami, aparaturą, sprzętem IT. Karty ewidencji majątku mogą odpowiadać rejestrowi środków trwałych pobieranych i synchronizowanych cyklicznie z systemu ERP lub też stanowić niezależne teczki elementów majątku, które nie posiadają swojego odpowiednika w ewidencji środków trwałych. W ramach modułu możliwa jest obsługa procesów związanych ze: zmianą miejsca użytkowania, zmianą powierzenia majątku, zezwoleniami na wyniesienie sprzętu, likwidacją majątku oraz tworzeniem kart BDO.
