Obszar związany z zarządzaniem finansami to jeden z kluczowych z punktu widzenia organizacji obszarów związanych z automatyzacją procesów i obiegiem dokumentów. Wdrożenie procesów dotyczących dokumentów finansowych ma realny wpływ efektywność zarządzania finansami jednostki. System umożliwia kontrolę krzyżową dokumentów poprzez wiązanie faktur z zamówieniami, umowami, wnioskami o wszczęcie postępowania, projektami i pozycjami budżetowymi, których one dotyczą. Dzięki temu możemy na bieżąco śledzić stopień realizacji danej umowy, projektu czy obciążenie danej pozycji budżetowej.
Korzyści:
bieżące planowanie płatności od momentu wprowadzenia faktur do systemu
skrócenie czasu obiegu faktury z ok. dwóch tygodni do 2-4 dni
kontrola krzyżowa dokumentów
bieżące monitorowanie stopnia realizacji umów
kontrola limitów budżetowych w czasie rzeczywistym
Obieg faktur
System obsługuje proces od rejestracji faktury, przez opis merytoryczny i akceptację, po jej przekazanie do systemu FK. W zależności od typu faktury, jej wartości lub potrzeby powiązania z innymi dokumentami tworzone są dedykowane procesy obiegu. Rozpisanie kosztów odbywa się w oparciu o pobrany z systemu FK plan kont lub klucze podziałowe. Zakończenie procesu to przekazanie faktury do systemu FK i wygenerowanie metryki dokumentu.
Obieg i rozliczanie zaliczek
Moduł umożliwia składanie wniosków o zaliczki stałe i jednorazowe, ich akceptację i wypłatę. W przypadku zaliczek stałych system umożliwia utrzymywanie stałego poziomu zaliczek i automatyczne generowanie dokumentów niezbędnych do jego uzupełnienia. Na etapie rozliczenia zaliczki możliwe jest powiązanie jej z dotyczącymi jej fakturami bez potrzeby osobnego dekretowania, akceptacji i opisu dokumentów rozliczonych zaliczką.
Rozliczenie umów i kontraktów
Na etapie opisu merytorycznego faktury do wcześniej zarejestrowanej w systemie umowy, przypisywane są koszty, które obciążają wartość umowy. Na tej podstawie monitorowany jest poziom realizacji umowy, a system generuje przypomnienia związane ze zdefiniowanymi wcześniej progami przekroczenia stopnia realizacji danej umowy. Z poziomu teczki umowy dostępne są wszystkie faktury z nią powiązane.
Rozliczanie i monitoring budżetów
Moduł usprawnia kontrolę wykonania budżetów jednostki, wydziałowych czy też projektowych. Czynności wykonywane w systemie: zgłaszanie zapotrzebowania, rejestracja umów, opisywanie merytoryczne faktur - mogą obciążać odpowiednią pozycję budżetową. Śledzenie spraw „w realizacji” i ujmowanie ich w czasie rzeczywistym w rozliczeniu pozostającego do wykorzystania budżetu redukuje ryzyko nieświadomego przekroczenia limitu budżetowego.
298
51
301
Zobacz inne moduły
moduł bosflow
Zarządzanie projektami
Moduł zarządzania projektami pozwala na wygodne planowanie i bieżącą obsługę różnego rodzaju projektów: inwestycyjnych, badawczych, edukacyjnych, komercyjnych czy szkoleniowych. System umożliwia planowanie i rozliczanie projektów z finansowaniem wewnętrznym, zewnętrznym, krótkoterminowych i wieloletnich. System w przejrzysty sposób gromadzi wszystkie dane i dokumenty w teczce projektu, która może zawierać: umowy, korespondencję, wnioski zamówień publicznych, e-maile, notatki, harmonogramy i inne dokumenty powiązane z danym projektem. Moduł wspiera także szczegółowe planowanie poszczególnych zadań oraz generowanie powiadomień o istotnych zdarzeniach związanych z projektem.
Kancelaria i administracja to obszary, które praktycznie zawsze w pierwszej kolejności są objęte automatyzacją procesów i elektronicznym obiegiem dokumentów. To właśnie do kancelarii lub sekretariatu trafia różnymi kanałami większość dokumentów spoza organizacji, jak też z tego miejsca są one wysyłane do podmiotów zewnętrznych. Kancelaria i działy administracyjne odpowiadają też za wewnętrzną dystrybucję dokumentów, ich archiwizację oraz planowanie i organizację pracy w jednostce. Automatyzacja procesów w tych obszarach wpływa na sprawne funkcjonowanie całej organizacji oraz pozytywne postrzeganie jej przez podmioty zewnętrzne.
Bosflow oparty jest o low-codową platformę, która umożliwia definiowanie i modelowanie w systemie dowolnych procesów biznesowych. Modeler procesów i kreator formularzy pozwalają w przystępny sposób, bez znajomości języków programowania projektować formularze i określać przebieg procesów.
System posiada również wbudowany moduł OCR, który rozpoznaje tekst na skanowanych i wprowadzanych do systemu dokumentach. Dzięki temu możliwe jest indeksowanie zawartości tekstowej dokumentu w wyszukiwarce, w celu umożliwienia jego łatwego wyszukania w elektronicznym rejestrze. Na podstawie odczytanej przez OCR zawartości tekstowej, każdy dokument może być automatycznie zaklasyfikowany do odpowiedniej kategorii.
